Archivos accesibles en PDF, recomendaciones y lo que se debe tener en cuenta

Los documentos en formato PDF (portable document file), son desde hace mucho tiempo utilizados por entidades públicas, privadas y particulares para la publicación de contenidos, estos son enlazados desde páginas web o compartidos por correo electrónico y otros medios. Tienen la ventaja de poder visualizarse a través de diferentes programas, como pueden ser navegadores web que son gratuitos para todos los usuarios de la información. 
 
Sobre este tipo de archivos aún se piensa por muchas personas que no son accesibles, en el caso de personas ciegas que mediante un programa lector de pantalla va a ser muy difícil o imposible acceder a la información que estos contienen, sin embargo está demostrado todo lo contrario, un documento PDF si puede ser consultado utilizando programas lectores de pantalla, siempre y cuando quien genere el documento tenga en cuenta criterios de accesibilidad que además de ser reconocidos a nivel internacional son de obligatoriedad para las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos conocidas en la ley 1712 de 2014 como sujetos obligados.  

Al dar cumplimiento a los criterios de accesibilidad en los documentos PDF y sitios web, se garantiza el derecho de acceso a la información de la mayoría de las personas sin importar sus condiciones de discapacidad, tecnológicas o de contexto desde donde se está consultando. 
Es posible que personas con discapacidad visual tengan dificultades tecnológicas como por ejemplo de conexión, de no disponer de las últimas aplicaciones que hayan salido al mercado, de no tener el mejor dispositivo de acceso a la información, lo cual le puede ocurrir a personas sin discapacidad visual, entonces implementando los criterios de accesibilidad se pueden romper este tipo de barreras. 

 Los criterios de accesibilidad que se recomiendan para los documentos PDF, en su mayoría son los mismos que se aplican a páginas web, teniendo en cuenta que estas también son documentos, solo que conocidos como de hipertexto por su capacidad de poder enlazarse con otro tipo de contenidos, en ese sentido, en este artículo se mencionarán algunos criterios de los más relevantes en la etapa de diseño de los documentos y que se pueden aplicar a contenidos en diferentes formatos entre ellos el PDF:  
•    estructura: Todo contenido digital tiene una estructura, al igual que las páginas de un libro impreso, las páginas web, documentos PDF, documentos, de texto, etc. la tienen, por lo general esta se define de manera visual a través de ubicación de los contenidos, colores de fondo, tamaño de fuente de los títulos, entre otras características. Hasta este punto lo mencionado solo permite comprender la estructura de manera visual, pero que pasa cuando la persona no puede ver el contenido como por ejemplo la persona ciega, que pasa cuando el programa de visualización de la información no representa de manera correcta elementos para dar estructura como los títulos, en ese caso no se puede determinar de manera no visual la organización de los contenidos, entonces cada título, casa sección, casa bloque de contenido debe poderse reconocer como tal tanto de manera visual como no visual, para ello se utiliza las etiquetas conocidas en algunos programas como encabezados en otros como estilos de título y estos tienen una jerarquía, por ejemplo títulos principales se pueden etiquetar como encabezados o niveles de título 1.  

Los bloques de contenido que estén incluidos dentro de las partes identificadas como nivel 1, tendrán títulos con nivel 2 y así las partes identificadas dentro de las que llevan nivel 2 podrán tener estilos de título de nivel 3. 

En cuanto a tablas, listas y demás elementos para organizar contenidos de deben usar las opciones correctas en el programa de edición y no simularlos. 

•    Elementos no textuales: los elementos no textuales como las imágenes que representan información relevante en el documento debe tener una alternativa textual que cumpla el mismo propósito que esa imagen tiene para quien la puede ver, esto permite que los programas lectores de pantalla le indiquen a la persona ciega que se está visualizando.

•     Las imágenes que se coloquen como fondo se deben implementar a través de la opción correcta de fondo en el editor que se esté utilizando, más no pegando la imagen encima del contenido y ampliándola hasta lograr el tamaño de la página donde se va a presentar el contenido, además de tener en cuenta que el color de ese fondo garantice contraste con el texto y demás elementos que se coloquen encima.  

•    contrastes: todos los contenidos tanto imágenes como texto deben tener colores que permitan diferenciar el fondo de lo que se presenta en primer plano, usar colores de fondo claros con colores oscuros en el contenido o viceversa. No utilizar colores difuminados. 

•    idioma del contenido: esta es una característica que de manera visual se aprecia en los contenidos de los documentos PDF, que en ocasiones puede que usando programa lector de pantalla se perciba de una manera diferente, por ejemplo, un contenido se puede ver un idioma y verbalizarse en otro con este tipo de programas, si en el editor del documento no se indicó correctamente esa característica. 

•    texto en lugar de imágenes de texto: no publicar documentos PDF escaneados en imagen. No colocar información relevante en capturas de pantalla. 

•    marcas de agua: las marcas de agua pueden confundir a personas con baja visión en la lectura, entonces por ejemplo si se requiere indicar que el documento es una versión preliminar o algo por el estilo es mejor indicarlo al principio del contenido. 

Para más información sobre los criterios de accesibilidad por favor consultar sobre el anexo 1 de la resolución 1519 de 2020 expedida por el Ministerio de las TIC o para solicitar asesoría sobre este tema y participar de los talleres virtuales que se realizan desde el equipo accesibilidad comuníquese al correo aciudadano@inci.gov.co.